Cómo cobrar por adelantado en tu empresa de actividades (y reducir las ausencias)
Actualizado el · 7 min de lectura
Reservar por WhatsApp sin pagar nada es cómodo para el cliente, pero no le compromete. Si encuentra un plan mejor, cambia el tiempo o simplemente se le olvida, no aparece. Y tú te enteras cuando ya has preparado el material, el barco o el monitor.
Cobrar por adelantado es la forma más eficaz de reducir esas ausencias. Esta guía explica las opciones, cómo redactar una política de cancelación justa y cómo comunicarla para no perder reservas.
Cuánto te cuestan las ausencias
Haz la cuenta con tu propia actividad. Si un sábado de temporada no se presentan 4 personas a una clase de 45 €, has perdido 180 € ese día. Y probablemente rechazaste a otros clientes porque "estaba completo".
En barcos y excursiones con aforo limitado el problema es mayor: una plaza vacía en la salida de las 10:00 ya no se puede vender a las 10:05.
Opciones para cobrar por adelantado
| Método | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Bizum o transferencia | Sin coste, todo el mundo lo conoce | Manual; los turistas extranjeros no usan Bizum; tienes que comprobar cada pago |
| Enlace de pago suelto | Acepta tarjetas de cualquier país | No controla las plazas: puedes cobrar dos veces el mismo hueco |
| Plataformas (GetYourGuide, Viator…) | Cobro y visibilidad incluidos | Comisiones del 20–30% y el cliente es de la plataforma |
| Sistema de reservas con pago | El cliente elige plaza y paga en un paso; plazas y reembolsos automáticos | Cuota mensual y comisión pequeña |
Para un operador que recibe reservas cada día, lo que más tiempo ahorra es que reserva y pago sean el mismo paso: el cliente ve las plazas libres, elige y paga. La plaza queda bloqueada en ese momento y tú no tienes que comprobar nada.
Cómo redactar tu política de cancelación
Cobrar por adelantado funciona cuando el cliente sabe qué pasa si no puede ir. Una política clara da confianza y evita discusiones. Ejemplos habituales:
- Clases de surf, kite o paddle: reembolso completo hasta 24 horas antes. Si no hay condiciones, cambio de fecha o reembolso completo.
- Barcos, avistamiento de cetáceos y excursiones: reembolso completo hasta 24–48 horas antes; después, sin reembolso.
- Cursos de varios días: reembolso completo hasta 7 días antes y del 50% hasta 48 horas antes.
Ponla visible antes de pagar y repítela en el email de confirmación. Cuanto más clara, menos mensajes recibirás.
Cuando cancelas tú: viento, olas o mar
En actividades al aire libre a veces cancela el tiempo. Ahí la regla es sencilla: si cancelas tú, devuelves todo o cambias de fecha, y rápido. Es lo que hace que el cliente confíe en pagar por adelantado la próxima vez.
Lo ideal es poder bloquear el día para que no entren más reservas y devolver el dinero a la misma tarjeta con la que pagaron, sin pedir números de cuenta ni hacer transferencias una a una.
"Mis clientes no quieren pagar por adelantado"
Es la objeción más habitual, y suele ser menos cierta de lo que parece. Los turistas, sobre todo los extranjeros, están acostumbrados a pagar online al reservar: lo hacen con el vuelo, el alojamiento y las actividades que compran en plataformas.
Lo que genera desconfianza no es pagar, sino no saber qué pasa si no pueden ir. Con una política de cancelación flexible y visible, la mayoría reserva sin problema. Y los que solo querían "apartar" una plaza sin compromiso son precisamente los que no se presentaban.
Cómo hacerlo con Slotly
Con Slotly creas tu actividad con horarios y plazas, eliges tu política de cancelación y compartes tu enlace de reserva. El cliente paga con tarjeta al reservar, recibe la confirmación en su idioma y el dinero llega a tu cuenta en unos 2 días hábiles. Si un cliente te pide cancelar dentro de plazo, lo cancelas desde el panel y el reembolso se calcula solo según tu política. Y si un día no sales por el tiempo, lo bloqueas para que no entren más reservas y cancelas las que ya tenías con reembolso del 100%.